Pokrok nezastavíš a týká se to také vedení účetnictví.
Proč si myslíte, že papírové účetnictví nemá budoucnost a co ho nahradí?
Dnešní digitální a on-line technologie dokáží papírové doklady nejen plnohodnotně nahradit, ale dokonce velmi zrychlit a zjednodušit jejich zpracování. Je to vývoj, který nelze zastavit. Už dnes je hodně dodavatelských faktur zasíláno e-mailem a už i na vládní úrovni se řeší problematika elektronických účtenek. Dále je velmi silně prosazován přístup k trvalé udržitelnosti a šetření lesů. Nezdá se mi správné rozdrtit strom, vylisovat z něj papír, na ten vytisknout fakturu a tu strčit v šanonu na třicet let do regálu v archivu.
Jak digitální účetnictví funguje?
Základem je elektronická forma dokladů a jejich uložení na jedno místo. Dostanou se tam odesláním e-mailem, vložením, nebo třeba použitím mobilní aplikace v případě pokladních stvrzenek. Dalším krokem je schválení dokladů, které provedou kompetentní uživatelé podle předdefinovaných kompetencí a pravidel ve svém počítači nebo mobilním telefonu. Je to velice jednoduché, praktické a rychlé.
A co následuje?
Schválený elektronický doklad se přesune do vytěžovacího programu, který dokáže data přepsat do účetního programu a provést jejich zaúčtování. K tomu dochází s využitím umělé inteligence, která dokáže rozpoznat jednotlivé typy dokladů a díky strojovému učení je umí správně zaúčtovat. Poté je doklad uložen v elektronickém archivu, kam mají přístup všichni, kteří to potřebují a mají k tomu kompetence. Paní účetní tedy nemusí zpětně nic dohledávat, vidí to kdokoliv. My rovnou firmám jako další krok doporučujeme propojení s bankou a implementaci manažerského reportingu, takže majitel a všichni zodpovědní manažeři vidí hned druhý den výsledky a aktuální ekonomickou situaci firmy, nebo výsledek zakázky, stav skladu, Cash Flow, nebo nesplacené pohledávky a závazky. Lze tedy rozhodovat na základě reálných ekonomických čísel v reálném čase, nikoliv jednou za měsíc, jak bylo zvykem, nebo podle vyexportovaných excelů, které musí účetní nejprve sestavit. Zpracování účetnictví dostává jiný rozměr díky průběžnému zpracování. Účetnictví a napojený reporting lze použít jako skutečný manažerský nástroj pro jednotlivé manažery.
A je to opravdu funkční?
Ano, naše společnost byla vybudována a funguje pouze na digitálním základě už 5 let. Nikde tady nevidíte žádný šanon s doklady. Využíváme většinu dostupných technologií a neustále je testujeme, dokonce dáváme vývojářům zpětnou vazbu. V poslední době registrujeme poptávku na zavádění digitalizace účetnictví ve firmách, které neúčtujeme, protože firmy prostě nemají kapacitu ani znalosti na to, aby si dokázaly samy správně vybrat nejvhodnější technologie a úspěšně je naimplementovat. Velmi důležité je přizpůsobit firemní procesy nové technologii. Pokud to nenastane, tak si firma kupuje pouze drahou a zbytečnou hračku, kterou budou účetní nenávidět a firma ji plnohodnotně nevyužije. Těší nás, že můžeme pomoci a přispět k rozvoji moderních technologií.
Jaké jsou úspory po zavedení digitálního účetnictví?
Přímé a snadno vyčíslitelné náklady jsou na papír a tisky. Dále jsou to náklady na uskladnění – archivaci zpracovaných dokladů. To je 100% úspora. Dále je tu úspora pracovní síly, která je dle našich poznatků až 50%. Například položková faktura za dodané zboží, která má 200 položek, zabere paní účetní minimálně hodinu práce, náš systém jí dokáže přečíst a zaúčtovat za několik vteřin a neméně důležité je, že systém se zpravidla nepřekoukne a nedělá chyby. Pak jsou tady hůře vypočitatelné úspory a to je například změna práce paní účetní, která už není jen přepisovačkou čísel, ale dělá sofistikovanější odbornou práci směřující více k účetnímu poradenství a kontrole. Významně se snižuje chybovost zpracování účetnictví, doklady se neztrácí a díky průběžnému zpracování se netvoří fronty dokladů a odpadá obvyklé dépéháčkové šílenství každý měsíc. Práce se stává pohodlnou pro všechny uživatele i schvalovatele. Systémy lze obsluhovat odkudkoliv a kdykoliv, stačí mít internetové připojení. Jsou zabezpečené proti kybernetickým hrozbám a splňují zákonné požadavky na vedení účetnictví. V neposlední řadě digitální účetnictví šetří naše lesy a je vůbec v souladu s principy ESG. Což bude brzy velmi důležité nejen při ESG certifikaci firem, ale například při žádosti o bankovní financování.
Jaké jsou pořizovací náklady?
Naše řešení pracuje s technologiemi dostupnými na trhu a vhodně poskládanými dle potřeb a činností firmy. Kromě počátečních nákladů za propojení a aktivaci lze většinou počítat už jen s měsíčními platbami dle počtu zpracovaných dokladů a využití datového archivu. Není to nic likvidačního.
Pro koho je digitalizace účetnictví vhodná?
Pro všechny typy účetních jednotek. Pokud je účetnictví vedeno na současném a aktualizovaném software, tak lze digitalizovat. Hlavní potíž bývá spíše na straně uživatelů, protože paní účetní jsou z podstaty své osobnosti konzervativní osoby a díky jim za to, jak dělají svou práci. Ale i předsudky se dají překonat. V lounském okrese se nám podařilo digitalizovat účetnictví příspěvkové organizace mateřské školy a po překonání prvotních obav ze změny, jsou nyní spokojeni s tím, jak jim digitalizace šetří čas a mohou se věnovat rozvíjení své činnosti. Zvládli jsme zjednodušit práci s doklady při dodržení legislativy veřejného sektoru, která je ještě o něco náročnější, než u podnikatelských subjektů.
A poslední otázka, přijímáte nové klienty na vedení účetnictví?
Ano, přijímáme a tím, že zpracováváme účetnictví digitálně a doklady jsou předávány elektronicky, může být náš klient odkudkoliv a také kdokoliv. Účtujeme různé typy účetních jednotek a navíc propojování účetnictví a oboru podnikání s efektivním nastavením procesů nás velmi baví a klient to pozitivně pocítí.
KONTAKT NA FIRMU ARELAS:
info@arelas.cz
777 197 823
Napsal(a): Redakce
Pozvání Mirky Farkasové na Štědrý den 24. 12. 2024.
Přehrát videoZlatá neděle 22. 12. se nesla v Žatci ve znamení zpívání koled - v podloubí u Ramon café, tradice, za kterou stojí mj. ŽOK :-)
Přehrát video